INTRODUCCIÓN

El presente documento, denominado POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, se establece con la finalidad de que SANTAMARIA TRADE SAS pueda garantizar a sus clientes, proveedores, empleados y cualquier otra persona que tenga relación con la empresa, la adecuada recolección, uso, transferencia y tratamiento de los datos personales obtenidos por SANTAMARIA TRADE SAS, en cumplimiento de la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013).

A través de esta Política, SANTAMARIA TRADE SAS, indica los lineamientos generales para el uso adecuado y la protección de los datos personales de los titulares, así como la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los titulares, el área responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos, así como los procedimientos que se deben adelantar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información del titular.

  1. 1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política, es SANTAMARIA TRADE SAS, cuyo objeto social es la comercialización de productos, bienes y servicios producidos por la misma empresa o por terceros que cumplan con los correspondientes parámetros de calidad y requisitos normativos vigentes. Los datos de contacto de la empresa son los siguientes:

Razón social: SANTAMARIA TRADE SAS

Nit: 900342298-1

Dirección: Carrera 28 No 72 – 43

CIUDAD: Bogota D.C. Colombia

Teléfono: (+57) (1) 8044028

Correo electrónico: micafe@juanambu.com

  1. 2. MARCO LEGAL

La política de tratamiento de datos personales se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de la Ley Estatutaria 1581 de 2.012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del Decreto 1377 de 2.013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

  1. 3. DEFINICIONES
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que

por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el

responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  1. 4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SANTAMARIA TRADE SAS, aplicará los principios generales que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por la

empresa SANTAMARIA TRADE SAS, estarán subordinados y atenderán una

finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia

de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se

prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que

induzcan a error.

Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener

SANTAMARIA TRADE SAS, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato

personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las

disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo

podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el

Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el

Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

  1. 5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de SANTAMARIA TRADE SAS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de los mismos.

Por lo anterior, SANTAMARIA TRADE SAS, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares de los datos.

El formato para la autorización de tratamiento de datos para los empleados, ex – empleados y proveedores, será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y el Decreto 1377 de 2013.

La autorización para los clientes del SANTAMARIA TRADE SAS, se establece a través de nuestra página web en la cual se podrá consultar la política aquí descrita, mediante esta autorización se puede concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por SANTAMARIA TRADE SAS.

5.1 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

  1. 6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS

SANTAMARIA TRADE SAS, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

6.1 TRATAMIENTO:

Las bases de datos de SANTAMARIA TRADE SAS, son sometidas a diferentes formas de tratamiento como son registro, intercambio, actualización, procesamiento, recopilación de manera parcial o en su totalidad en cumplimiento de las finalidades establecidas.

6.2 FINALIDADES:

La información recolectada y registrada en las bases de datos, tiene como finalidad el buen desempeño del objeto social de SANTAMARIA TRADE SAS.

El tratamiento de los datos personales de los clientes, empleados, ex empleados, jubilados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona, con la cual SANTAMARIA TRADE SAS, tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y serán todos necesarios para el cumplimiento de su objeto social.

En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

  1. a) Desarrollar el objeto social de SANTAMARIA TRADE SAS
  2. b) Realizar envío de información relacionada con actividades, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por SANTAMARIA TRADE SAS Desarrollar actividades de mercadeo y promocionales.
  3. c) Evaluar la calidad de productos o servicios.
  4. d) Realizar tratamientos estadísticos de sus datos.
  5. e) Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciale
  6. f) Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro emple
  7. g) Realizar encuestas relacionadas con los servicios de SANTAMARIA TRADE SAS

Cumplir con todos los compromisos contractuales adquiridos por SANTAMARIA TRADE SAS

  1. 7. DEBERES DE LOS RESPONSABLES
  2. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  3. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  4. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  5. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  6. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  7. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  8. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  1. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  2. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  3. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
  4. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  5. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  6. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  7. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  8. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

8. DERECHOS DEL TITULAR

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SANTAMARIA TRADE SA Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a SANTAMARIA TRADE SAS salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
  3. c) Ser informado por SANTAMARIA TRADE SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que SANTAMARIA TRADE SAS ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  6. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de

Tratamiento.

  1. 9. PROCEDIMIENTO DE ATENCION A CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS:

SANTAMARIA TRADE SAS, ha dispuesto al Área Administrativa como área responsable de la atención de CONSULTAS, PETICIONES Y/O RECLAMOS.

Toda solicitud de CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS relacionado con el trato de la información de datos personales debe radicarse en:

  1. a. Oficinas de SANTAMARIA TRADE SAS, ubicado en la Carrera 28 No 72-43, Bogotá C.
  2. b. Correo electrónico: micafe@juanambu.com
  3. c. Teléfono: (057) 18044028

Los RECLAMOS deben ser formulados por escrito o por correo electrónico y deben como mínimo contener la siguiente información:

– Nombres y apellidos del Titular.

– Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

– Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.

– Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

– Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las CONSULTAS serán atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. 10. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION

SANTAMARIA TRADE SAS, con el fin de cumplir con el principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, SANTAMARIA TRADE SAS, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje, la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

SANTAMARIA TRADE SAS, mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

  1. 11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.

La presente Política de Protección de Datos Personales rige a partir del 23 de enero de 2020.

SANTAMARIA TRADE SAS se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web www.juanambu.com y a través del correo electrónico micafe@juanambu.com

 

LUIS MIGUEL CHAVES CHAVES

REPRESENTANTE LEGAL